Stadgar

Stadgar för Skånes Släktforskarförbund
Antagna i sin första version vid konstituerande sammanträde den 25 februari 1937, ändrade genom beslut februari 1961 och november 1987, omarbetade och på nytt antagna vid SGFs förbundsstämma den 31 mars 2001 och senast ändrade vid förbundsstämma den 2 april 2016. Anpassade efter Riksförbundets stadgar den 29 mars 2003. Omarbetade och anpassade efter Riksförbundets stadgar den 23 mars 2013.

§ 1. Förbundets namn
Förbundets namn är Skånes Släktforskarförbund nedan kallat förbundet.

§ 2. Förbundets ändamål
Förbundets ändamål är att främja och stödja släktforskningens intressen rörande Skåne samt att vara ett samverkansorgan för skånska släktforskarföreningar.

Förbundet har till uppgift:

  • att bistå medlemsföreningar i deras arbete med övergripande tjänster såsom information, utbildning, rådgivning, samordning, opinionsbildning, m.m.
  • att verka för samordning av släktforskarinsatser av olika slag rörande skånskt källmaterial
  • att samverka med olika typer av släktforskarintressenter (institutioner, stiftelser, företag, organisationer, förbund och föreningar)
  • att förvalta förbundets arkiv, databaser och bibliotek

§ 3. Medlemskap i Sveriges släktforskarförbund
Förbundet är medlem i riksförbundet Sveriges Släktforskarförbund nedan även kallat riksförbundet.

§ 4. Medlemskap
I förbundet kan endast föreningar vara medlemmar. Sådan skall ha främjandet av släktforskning som en av sina huvuduppgifter.

Föreningen skall till förbundet erlägga fastställd avgift enligt § 22.

Medlemsförening utser ombud till förbundsstämma enligt § 12.

Förbundsstyrelsen beviljar föreningar medlemskap efter skriftlig anmälan.

§ 5. Stödjande förening/organisation
Till förbundet kan stödjande förening/organisation anslutas efter beslut av förbundsstyrelsen.

Stödjande förening/organisation är annan förening än skånsk släktforskarförening, som vill stödja förbundets verksamhet. Stödjande förening/organisation skall till förbundet erlägga fastställd avgift enligt § 23.

Stödjande förening/organisation har närvaro- och yttranderätt vid förbundsstämman enligt § 13 men får inte utse ombud.

§ 6. Hedersledamöter
Till hedersledamot i förbundet kan förbundsstämma utse person som på ett utomordentligt sätt främjat förbundets verksamhet.

§ 7 Organisation
Förbundets verksamhet utövas genom:

  • Förbundsstämman, som är förbundets högsta beslutande organ (se §§ 8-13)
  • Förbundsstyrelsen, som är förbundets beslutande och verkställande organ (se §§ 14-18)

§ 8. Förbundsstämmor
Förbundsstämma är ordinarie eller extra.

Ordinarie förbundsstämma hålls årligen före 15 april.

Extra förbundsstämma hålls när förbundsstyrelsen eller någon av revisorerna påkallar detta. Extra förbundsstämma skall även hållas när minst en femtedel av medlemsföreningarna skriftligen så begär. I begäran anges vilket ärende, som skall behandlas.

§ 9. Kallelse till förbundsstämma
Kallelse och föredragningslista till förbundsstämma utfärdas av förbundsstyrelsen senast fem veckor före stämman och sänds såväl till medlemsföreningarna som stödjande föreningar/organisationer.

Senast två veckor före ordinarie förbundsstämma utsänds till ombuden handlingarna i de ärenden, som skall behandlas på stämman: förbundsstyrelsens verksamhetsberättelse, revisorernas berättelse, valberedningens förslag, verksamhetsplan, budget och förslag från samt inkomna motioner och förbundsstyrelsens yttrande över dessa.

Senast två veckor före extra förbundsstämma utsänds till ombuden handlingarna i de ärenden, som skall behandlas på stämman.

§ 10 Ärenden vid ordinarie förbundsstämma
Vid ordinarie förbundsstämma skall följande punkter förekomma:

  1. Förbundsstämmans öppnande.
  2. Val av ordförande, vice ordförande och sekreterare vid förbundsstämman.
  3. Anmälan om nya medlemsföreningar samt godkännande av röstlängd.
  4. Val av två justerare, tillika rösträknare, att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.
  5. Fastställande av dagordning.
  6. Fråga om förbundsstämman blivit behörigen utlyst.
  7. Föredragande av förbundsstyrelsens verksamhetsberättelse.
  8. Revisorernas berättelse.
  9. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för förbundsstyrelsen.
  10. Behandling av förslag från förbundsstyrelsen.
  11. Behandling av motioner (se § 24)
  12. Fastställande av verksamhetsplan, budget, grundtal och medlemsavgift för kommande verksamhetsår.
  13. Val av förbundsordförande för två år.
  14. Beslut om antal och val av övriga ledamöter och suppleanter i förbundsstyrelsen, vilka utses för två år, på sådant sätt att hälften av platserna står till förfogande varje år.
  15. Val av två revisorer, varav en sammankallande,och två revisorssuppleanter för en tid av två år på sådant sätt att en av platserna som revisor respektive revisorssuppleant står till förfogande varje år.
  16. Beslut om antalet ledamöter i valberedningen. Val av dessa, varav en sammankallande, för tiden intill dess nästa ordinarie förbundsstämma avslutats.
  17. Övriga ärenden.
  18. Förbundsstämmans avslutande.

Punkten 13 skall endast förekomma vartannat år.

Justerat stämmoprotokoll skall senast sex veckor efter förbundsstämma utsändas till förbundets styrelse, revisorer, valberedning, medlemsföreningar och stödjande förening/organisation.

§ 11. Ärenden vid extra förbundsstämma
Vid extra förbundsstämma får beslut inte fattas i andra ärenden än de som angivits i kallelsen.

I övrigt gäller i tillämpliga delar vad som stadgats för ordinarie förbundsstämma (se § 10).

§ 12 Ombud vid förbundsstämma och Sveriges Släktforskarförbunds riksstämma

Förbundsstämma
Varje medlemsförening får representeras av ett ombud samt ytterligare ett för varje påbörjat grundtal föreningsmedlemmar, som är registrerade vid utgången av föregående kalenderår. Medlemsföreningen har rätt att utse suppleant för ordinarie ombud. Medlemsförening skall ha betalt sin medlemsavgift senast under februari månad (se § 22) för att bibehålla rätten att utse ombud.

Grundtalet fastställs av förbundsstämman.

Som ombud räknas också ledamöter och suppleanter i förbundsstyrelsen.

Medlemsförening skall till förbundsstyrelsen anmäla utsedda ombud senast fyra veckor före förbundsstämman. Om särskilda fall föreligger får ombud anmälas före godkännande av röstlängd.

Riksstämma
Förbundsstyrelsen utser inom sig ombud till riksstämman.

§ 13 Omröstning vid förbundsstämma
Röstberättigade vid förbundsstämman är ombuden. Ombud äger en röst och kan inte vara representerad genom fullmakt. Ombud får endast representera en medlemsförening eller förbundsstyrelsen. Medlem i medlemsförening, som inte är ombud, har närvaro- och  yttranderätt men inte förslags- och rösträtt vid förbundsstämman. För stödjande förening/organisation gäller samma regler.

Beslut fattas genom enkel majoritet utom när kvalificerad majoritet är föreskriven i stadgarna (§27). Vid lika röstetal gäller den mening som förbundsstämmans ordförande biträder utom vid val då lotten avgör.

Förbundsstämman är beslutsmässig om minst hälften av det maximalt möjliga antalet ombud är närvarande.

§ 14. Förbundsstyrelsens säte
Förbundsstyrelsen har sitt säte i Lund.

§ 15. Förbundsstyrelsens sammansättning
Förbundsstyrelsen består av ordförande och ytterligare sex till tio ledamöter samt två eller tre suppleanter.

Avgår ledamot av förbundsstyrelsen under pågående mandatperiod väljs vid nästa
förbundsstämma efterträdare endast till mandatperiodens slut.

Förbundsstyrelsen utser inom sig en eller två vice ordförande, sekreterare, kassör och andra funktionärer.

§ 16 Förbundsstyrelsens sammanträden
Förbundsstyrelsen skall sammanträda då ordföranden eller då minst en tredjedel av förbundsstyrelsens ledamöter så begär. Förbundsstyrelsen skall ha minst två sammanträden per verksamhetsår.
Kallelse med dagordning skall vara styrelsemedlemmarna tillhanda senast tio dagar före sammanträdet.

Förbundsstyrelsen är beslutsmässig då minst halva antalet ledamöter, däribland ordförande eller vice ordförande, är närvarande.

Protokoll skall föras vid varje sammanträde och efter justering utsändas senast tre veckor efter sammanträdet till förbundets styrelse, revisorer, valberedning och medlemsföreningar.

§ 17. Förbundsstyrelsens uppgifter
Förbundsstyrelsen åligger att

  • Utlysa förbundsstämma och verkställa förbundsstämmans beslut,
  • Som högsta beslutande organ under tiden mellan förbundsstämmorna handha förbundets  angelägenheter,
  • Bereda de ärenden som skall behandlas på förbundsstämman,
  • Avge årsredovisning, vilken skall innehålla verksamhetsberättelse, resultaträkning och balansräkning.

Förbundsstyrelsen äger utse personer att för olika fall teckna förbundets firma.
Förbundsstyrelsen äger vidare delegera beslutanderätt till utskott eller motsvarande, eller till enskilda personer.

§ 18. Omröstning i förbundsstyrelsen
Varje ledamot av förbundsstyrelsen äger en röst. Ledamot kan inte vara representerad genom fullmakt.

Omröstning sker öppet utom vid val då sluten omröstning skall ske om så begärs.

Beslut fattas genom enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening som sammanträdets ordförande biträder utom vid val då lotten avgör.

§ 19. Revision
Förbundsstyrelsen skall senast den 31 januari till revisorerna överlämna
verksamhetsberättelse, räkenskaper jämte vederbörliga handlingar.

Revisorerna åligger att senast den 15 februari ha överlämnat revisionsberättelsen för det gångna verksamhetsåret med förslag angående ansvarsfrihet för förbundsstyrelsen.

§ 20. Valberedning
Val i förbundet förbereds av en valberedning. Denna består av högst sju ledamöter, varav en är sammankallande.

Medlemsföreningar och medlemmar i medlemsföreningarna har rätt att till valberedningen inkomma med skriftligt förslag på förbundsstyrelseledamöter, revisorer och andra funktionärer samt i förekommande fall suppleanter till dessa. Sådant förslag skall vara valberedningen tillhanda senast den 1 februari.

Valberedningens förslag skall senast den 1 mars överlämnas till förbundsstyrelsen.

§ 21. Räkenskapsår
Förbundets räkenskapsår och verksamhetsår sammanfaller med kalenderår.

§ 22. Medlemsavgift
Medlemsavgift skall betalas av medlemsförening till förbundet senast den 15 februari. Avgifterna baseras på antalet medlemmar i medlemsföreningen vid utgången av föregående kalenderår.

Medlemsförening och sammanslutning skall senast den 31 januari varje år till förbundet inge uppgifter om antalet medlemmar, oavsett kategori, i medlemsföreningen respektive sammanslutningen vid utgången av föregående kalenderår.

Förbundsavgiften fastställs av förbundsstämman.

§ 23. Stödavgift
Stödavgift betalas av stödjande förening/organisation till förbundet. Stödavgiften fastställs av förbundsstyrelsen.

§ 24. Motioner
Medlemsförening har rätt att lämna motioner till förbundsstämman. Motioner, som skall vara skriftliga, skall vara förbundsstyrelsen tillhanda senast den 1 februari för att kunna behandlas på förbundsstämman under samma år.

§ 25. Stadgetolkning
I händelse av tvekan om stadgarnas tolkning eller om fall skulle förekomma, vilka ej varit förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till förbundsstämma eller avgörs i brådskande fall av förbundsstyrelsen.

§ 26. Stadgeändring
Ändring av eller tillägg till dessa stadgar skall för att bli gällande beslutas av ordinarie förbundsstämma. Fråga om stadgeändring måste vara meddelad i kallelse för att beslut skall kunna fattas. Förslaget skall bifogas kallelsen. För beslut fordras minst två tredjedelar av avgivna röster.

§ 27. Förbundets upplösning
För upplösning av förbundet fordras beslut därom på två på varandra följande ordinarie förbundsstämmor med minst tre fjärdedelar av avgivna röster.

I händelse av förbundets upplösning skall dess tillgångar överlämnas till sammanslutning med likartade intressen eller till offentligt arkiv eller bibliotek. Eventuellt befintliga medel disponeras enligt sista förbundsstämmans beslut.

Ystad den 2 april 2014
Styrelsen